Adapun yang dimaksud dengan bukti transaksi yaitu sebuah bukti yang tertulis atas setiap kegiatan transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan atau sebuah bisnis. Manfaat dari bukti transaksi yakni sebagai bukti tertulis atas transaksi yang sudah dilakukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa atau permasalahan di kemudian hari. Adapun pembagian bukti transakasi itu terdiri dari 2 jenis, yaitu sebagai berikut :
1. Bukti transaksi internal
Bukti transaksi internal adalah suatu bukti pencatatan setiap transaksi yang terjadi di dalam perusahaan tersebut. Bukti transaksi internal biasanya berupa memo dari pimpinan ataupun orang tertentu.
2. Bukti transaksi eksternal
Bukti transaksi eksternal adalah suatu bukti pencatatan setiap transaksi yang terjadi antara sih perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Adapun bukti-bukti dari transaksi eksternal yaitu sebagai berikut:
a. Faktur
Faktur adalah sebuah bukti transaksi tentang perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit dan dibuat oleh pihak penjual untuk disampaikan kepada pihak pembeli. Faktur biasanya dibuat dua rangkap.
Yaitu, yang asli dan copyan. Faktur yang asli diberikan kepada pembeli yakni sebagai bukti pencatatan pembelian secara kredit. Sedangkan yang kopiannya dibawa oleh penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.
b. Kwitansi (official receipt)
Kwitansi adalah sebuah bukti transaksi tentang penerimaan uang atas pembayaran suatu barang ataupun yang lainnya. Kwitansi dibuat dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak baik pihak yang menerima uang maupun pihak yang sudah melakukan pembayaran. Biasanya kwitansi terdiri dari dua bagian, yakni bagian pertama dan kedua.
Bagian pertama diberikan kapada pihak yang membayar. Tujuannya untuk bukti pencatatan pengeluaran uang. Dan bagian yang kedua (Sub atau bonggol kuitansi) di pengan oleh penjual. Tujuannya supaya bisa dijadikan sebagai bukti pencatatan penerimaan uang.
c. Nota debet (debit memo)
Nota debet adalah sebuah bukti transaksi tentang perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim oleh suatu perusahaan atau suatu badan usaha kepada konsumennya. Nota debet membaeritahukan kepada konsumen bahwa akunnya sudah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet tersebut akan mencatat pada akun pihak pengirim nota yang terdapat pada sisi kredit.
d. Nota kredit
Nota kredit adalah suatu bukti transaksi tentang pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim oleh sebuah perusahaan atau badan usaha kepada pelanggannya. Nota kredit ini di berikan kepada konsumen supaya konsumen tersebut tahu bahwa akunnya sudah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit tersebut akan mencatat pada akun pihak pengirim nota yang terdapat pada sisi debet.
e. Cek (cheque)
Cek adalah sebuah bukti transaksi yang berbentuk surat perintah yang tidak bersyarat kepada suatu bank untuk membayar sejumlah uang dari seorang nasabah. Cek ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah. Dan nasabah tersebut memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian, yaitu bagian utama dan bagian bonggol. Lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran. struk/bonggol cek dipakai untuk bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti dari pembayaran.
f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah sebuah bukti transaksi yang berbentuk surat perintah dari nasabah kepada pihak bank supaya memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima. Pemilik tabungan sudah menyebutkan nama penerima dalam bilyet giro pada bank yang sama ataupun pada bank yang lain.
Penerima bilyet giro tak dapat menukarkannya dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, Akan tetapi penerima tersebut bisa menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g. Rekening Koran
Rekening koran adalah sebuah bukti transakasi tentang mutasi kas pada bank yang disusun oleh pihak bank untuk para nasabahnya. Rekening koran dipakai untuk dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan, dan juga saldo kas menurut bank.
h. Bukti setoran bank
Bukti setoran bank adalah suatu bukti transaksi setiap nasabah saat melakukan setoran bank. Nasabah harus mengisi slip setoran yang sudah disediakan oleh bank terlebih dahulu. Tujuannya untuk bukti bahwa nasabah tersebut benar-benar menyetorkan uang pada bank tersebut.
i. Bukti memorandum
Bukti memorandum adalah sebuah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan ataupun pihak tertentu yang mempunyai wewenang. Bukti memorandum dipakai untuk kejadian-kejadian yang berlangsung didalam internal perusahaan tersebut. Bukti memorandum biasanya terjadi pada akhir periode seperti memo untuk mencatat gaji para pegawai yang masih dibayar.
j. Bukti kas masuk dan bukti kas keluar
Bukti kas masuk adalah sebuah bukti transaksi atas penerimaan uang yang masuk yang dilengkapi dengan bukti tertulis. Seperti contohnya: kuitansi dan nota. Sedangkan pada bukti kas keluar adalah suatu bukti transaksi atas pengeluaran uang kas. misalnya seperti : kuitansi dari kreditur dan nota kontan asli.
Manfaat dan Fungsi Bukti Transaksi
- Dapat mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi
- Menjadi media yang berisikan data informasi keuangan
- Sebagai dasar untuk pencatatan akuntansi
- Dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan transaksi dalam bentuk tulisan
- Dapat menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan
