Ciri Umum Surat Dinas

Walaupun surat dinas setiap instansi memiliki ciri dan ketentuannya sendiri, namun ada beberapa ciri surat dinas baku yang harus diikuti. Ciri surat dinas ini membedakannya dengan surat-surat lainnya. Ciri umum surat dinas tersebut antara lain adalah:

1. Terdapat kop surat dari lembaga, perusahaan, ataupun instansi yang bersangkutan.

Kop surat berfungsi sebagai identitas dari perusahaan, lembaga, ataupun instansi instansi yang membuat. Biasanya kop surat berisi logo,nama perusahaan, alamat, nomor telepon dan kontak instansi yang dapat dihubungi. Apabila anda masih bingung mengenai kop surat, anda dapat melihat contoh kop surat osis di bawah.

2. Terdapat salam pembuka dan salam penutup

Salam pembuka ini berfungsi sebagai tanda dibukanya pembicaraan pada surat dan merupakan salam untuk basa-basi sebagai tanda penghormatan bagi penerima surat. Salam pembuka yang umum digunakan adalah kalimat dengan hormat. Sedangkan fungsi salam penutup adalah sebagai penutup pembicaraan atau isi dari surat. Salam penutup juga berfungsi sebagai basa-basi untuk penghormatan.

3. Terdapat nomor surat

Nomor surat adalah urutan nomor dari surat yang telah dikeluarkan oleh suatu instansi terkait yang biasanya berisi kode surat. Fungsi dari nomor surat adalah untuk menandai dan memudahkan mengetahu banyaknya surat yang telah dikeluarkan, untuk mempermudah pengarsipan surat, mempermudah dalam mencari surat tersebut kembali apabila dibutuhkan serta mempermudah petugas pengarsipan melakukan tugasnya.

4. Terdapat bagian lampiran dan perihal

Lampiran adalah suatu hal yang melengkapi surat yang berupa dokumen pendukung dan merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada penerima surat mengenai masalah pokok surat. Perihal biasanya merupakan tujuan dibuatnya surat tersebut, contohnya perihal dari surat adalah undangan apabila surat tersebut ditujukan sebagai surat undangan. Anda dapat lebih memahami lampiran dan perihal ini setelah melihat beberapa contoh surat dinas di bawah.

5. Stempel dan tanda tangan instansi

Fungsi tanda tangan adalah untuk memastikan identifikasi atau memverifikasi ciri-ciri penandatangan yang berkaitan dengan kesahan surat dinas yang dikeluarkan. Sedangkan stempel sendiri berfungsi sebagai identitas atau pengenal dari instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dengan stempel keresmian dari suatu surat akan semakin kuat.

Ciri-Ciri Surat Dinas

Adapun ciri dari surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut:

1. Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
2. Adanya nomer surat dan lampiran.
3. Adanya salam pembuka maupun salam penutup.
4. Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
5. Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.