Pesanan pembelian adalah istilah yang tepat untuk akuntansi dan manajemen aktivitas bisnis sehari-hari. Pesanan pembelian adalah permintaan tertulis kepada pemasok dengan maksud untuk membeli barang-barang tertentu dan pada harga yang telah disepakati antara pembeli dan penjual.
Informasi apa yang termasuk?
Permintaan pembelian menunjukkan persyaratan pembayaran dan pengiriman, sehingga merupakan otorisasi kepada pemasok untuk mengirimkan barang dan pemasok untuk menunjukkan faktur yang sesuai. Perlu diingat bahwa semua barang yang dibeli oleh perusahaan harus disertai dengan pesanan pembelian, yang diberi nomor urut untuk memberikan kontrol atas penggunaannya.
Pesanan pembelian biasanya diterbitkan dalam bentuk asli dan salinan, yang asli dikirim ke pemasok dan salinannya ditujukan ke departemen akuntansi untuk dicatat dalam hutang usaha (mungkin juga ada salinan ketiga untuk departemen pembelian perusahaan).
Bagian berikut termasuk dalam pesanan pembelian:
– Nomor pesanan pembelian.
– Nama dan alamat penyedia.
– Tanggal pesanan ditempatkan dan tanggal pengiriman yang diperlukan.
– Ketentuan pengiriman dan pembayaran.
– Jumlah barang yang dipesan dan keterangannya beserta nomor kodenya.
– Mengenai harga, tertera harga per unit dan total harga beli, serta ongkos kirim, jika ada.
– Terakhir, pesanan pembelian harus mencantumkan tanda tangan resmi dari orang yang bertanggung jawab.
Tujuan dari pesanan pembelian
Informasi rinci di atas dimaksudkan untuk menjaga kontrol yang tepat atas barang yang dibeli, karena dengan cara ini perusahaan dapat menyimpan catatan akuntansi dari operasi pembeliannya.
Di sisi lain, kita tidak boleh lupa bahwa ketika klien mengeluarkan pesanan pembelian, dia mengkonfirmasi dan meresmikan kepercayaan yang dia miliki pada pemasok.
Pesanan pembelian yang dikeluarkan oleh pelanggan merupakan satu langkah lagi dalam proses penjualan, karena penjualan belum diproduksi secara definitif. Dalam pengertian ini, pesanan pembelian menyiratkan bahwa prosedur perusahaan harus didefinisikan dan diatur dengan baik. Sebelum mengeluarkan pesanan pembelian, klien harus tahu persis apa proses untuk mendaftarkannya di perusahaannya dan penjual juga harus memastikan informasi dalam dokumen.
Foto: iStock – BernardaSv
Topik dalam Pesanan Pembelian
