Proses administrasi adalah serangkaian tahapan (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian) yang bertujuan untuk mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi dengan cara yang seefisien mungkin.
Dengan kata yang lebih sederhana, proses administrasi terdiri dari serangkaian tahapan yang akan membantu kita mencapai tujuan yang diusulkan. Proses administrasi berlangsung terus menerus. Ini bukan tentang melakukan setiap tahapan dan semuanya berakhir di sana. Ketika satu siklus berakhir, ia melanjutkan ke siklus berikutnya. Biasanya digunakan untuk tujuan umum perusahaan, tujuan tertentu atau bahkan untuk proyek-proyek kecil.
Henri Fayol, adalah pencipta proses administrasi. Dari situ muncul 4 tahap yang membentuk proses administrasi:
- Untuk merencanakan.
- Mengatur.
- Memimpin.
- Kontrol.
Bagi Fayol, keempat tahapan ini penting untuk manajemen manajerial yang baik. Setiap tim manajemen harus menguasainya dan memperhitungkannya untuk proyek apa pun. Namun, Fayol tidak pernah ekstrim dalam ide-idenya dan Anda dapat membaca dalam karyanya bagaimana ia meninggalkan ruang untuk fleksibilitas dan adaptasi. Dengan demikian, para pengikut teori klasik administrasi telah melengkapi, meningkatkan, dan mengadaptasi proses administrasi ke berbagai jenis perusahaan yang telah lahir selama beberapa dekade terakhir.
Asal proses administrasi
Kita berutang asal proses administrasi kepada Henry Fayol. Sekitar tahun 1916, setelah 50 tahun menjadi manajer sebuah perusahaan pertambangan, Fayol menerbitkan bukunya “Administration Industrielle et Générale“. Dalam bahasa Kita itu akan menjadi sesuatu yang mirip dengan «Administrasi Industri dan Umum».
Dalam buku ini ia mengembangkan, berdasarkan pengalamannya, seluruh teorinya. Fayol, dalam karyanya menyoroti tingkat manajemen yang berbeda, fungsi administrasi dan daftar prinsip untuk mengelola dengan benar.
Namun, perlu disebutkan bahwa yang paling dikenal dari semua karyanya adalah prinsip-prinsipnya. Khususnya 14 prinsip untuk administrasi yang tepat.
Karakteristik proses administrasi
Proses administrasi memiliki banyak karakteristik dan kekhasan tergantung pada perusahaan yang mengembangkannya, kami menyebutkan yang paling umum:
- Ini terdiri dari empat tahap yang saling terkait.
- Ia harus menangkap semua tujuan yang ingin dicapai dengannya.
- Semua pekerja yang akan menjadi bagian dari proses harus diberitahu hal yang sama.
- Tujuannya adalah untuk membuat peta jalan untuk mengoptimalkan setiap tindakan yang termasuk dalam proses administrasi secara maksimal.
- Ini dapat digunakan oleh perusahaan mana pun, terlepas dari karakteristiknya.
- Dilakukan dengan jangka waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan cara ini, ia menawarkan beberapa fleksibilitas untuk disesuaikan dengan keadaan.
Tahapan proses administrasi
Dalam definisi tersebut, kami telah mengatakan bahwa proses administrasi terdiri dari serangkaian tahapan: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Pada bagian ini kita akan mengembangkan dan menjelaskannya. Tentu saja, pertama-tama, akan lebih mudah untuk mengetahui bagaimana kedua fase ini dipisahkan:
- Fase mekanis: Fase mekanis terdiri dari perencanaan dan pengorganisasian. Kita dapat mengatakan bahwa itu adalah bagian statis dari proses.
- Fase dinamis: Fase dinamis, pada bagiannya, terdiri dari arah dan kontrol. Dalam pengertian ini, kata dinamis mengacu pada gerakan.
Artinya, setelah kita merencanakan dan mengatur, kita harus mengeksekusi dan mulai bekerja.
Proses Administrasi (Fase Mekanik dan Fase Dinamis)
Bagaimanapun, yang lebih penting daripada membedakan antara mekanik dan dinamis adalah mengetahui berbagai tahapan yang menyusunnya:
- Perencanaan: Cobalah untuk menjadwalkan tugas-tugas yang akan dilakukan dan memecahkan masalah terkait yang akan dijalankan nanti.
- Organisasi: Idenya adalah untuk melihat siapa yang akan bertanggung jawab atas setiap tugas, dalam urutan apa dan struktur apa yang akan dimiliki proyek dalam pelaksanaannya.
- Manajemen: Manajemen tidak hanya bertugas mengirim, tetapi juga bertugas membantu, mendukung, dan mengintervensi setiap konflik yang muncul dalam pencapaian tujuan.
- Kontrol: Kontrol didasarkan pada pemantauan metrik andal yang memungkinkan pemantauan bahwa tujuan terbesar akan tercapai.
Pentingnya proses administrasi
Proses administrasi memainkan peran mendasar dalam manajemen perusahaan. Ini mengandaikan roadmap untuk mengikuti selama periode tertentu, untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh manajemen.
Dengan cara ini, mengikuti semua tahapan yang ditetapkan dalam proses administrasi akan memungkinkan organisasi untuk meningkatkan tingkat efisiensinya dalam mencapai tujuan yang diusulkan. Proses ini akan berarti pengurangan jumlah sumber daya yang dikonsumsi. Untuk alasan ini, sumber daya yang disimpan dapat dialokasikan untuk tindakan lain yang bermanfaat bagi perusahaan.
Di antara kelebihan yang dapat kami soroti dari proses administrasi, kami menyoroti hal-hal berikut:
- Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki perencanaan masa depan setiap saat.
- Tindakan yang akan dilakukan di setiap skenario yang mungkin akan ditetapkan.
- Ini dengan jelas menetapkan tujuan yang dimiliki perusahaan tertentu dalam jangka pendek, menengah dan / atau panjang.
- Sumber daya dioptimalkan secara maksimal
- Hindari pengeluaran berlebihan yang sebelumnya tidak terpikirkan.
- Hal ini dapat menyebabkan peningkatan produktivitas karena meningkatkan koordinasi antara anggota tim.
Akhirnya, perlu dicatat bahwa proses administrasi yang dirancang dengan sempurna akan mencegah munculnya peristiwa yang merusak skema manajer. Akibatnya, jumlah tindakan improvisasi yang dapat mengarah pada keputusan yang merugikan operasi perusahaan akan berkurang.
Contoh proses administrasi
Misalnya, kita adalah pendaki gunung. Tujuan kami adalah untuk mencapai puncak dari lima gunung tertinggi di dunia. Tujuannya jelas, tapi kita butuh proses untuk mencapai tujuan kita seaman mungkin. Artinya, tanpa membahayakan kesehatan kita.
Oleh karena itu, kita membutuhkan proses untuk mencapai tujuan akhir kita: mencapai lima puncak. Meskipun setiap puncak berbeda, pada gilirannya, kami akan mengikuti serangkaian tahapan untuk mencapai setiap puncak (tujuan menengah). Kami menyebut rangkaian tahapan ini, yang umum dalam pencapaian tujuan, proses administrasi.
Dalam pengertian ini, setiap perusahaan atau organisasi yang ingin mencapai tujuan harus menerapkan proses administrasi. Tanpa proses administrasi, sangat sulit untuk mencapai tujuan yang diusulkan. Hampir tidak mungkin. Dapatkah Anda membayangkan mendaki Everest tanpa perencanaan apapun, tanpa pelatihan dan segala sesuatu di luar kendali? Hal yang sama terjadi dalam bisnis.
