Email : pesan, biasanya berupa teks, yang dikirimkan dari satu alamat ke alamat lainnya melalui jaringan Internet
Email (electronic mail) atau surat elektronik berfungsi sebagai alat pengirim pesan melalui perantara teknologi komputer, laptop dan smartphone yang terhubung dengan jaringan internet.
Email digunakan untuk mengirimkan data, entah itu dalam bentuk file teks, gambar, audio ataupun video. Dengan menggunakan email, aktifitas pengiriman data seperti misalnya surat menyurat jadi lebih mudah dan cepat dibandingkan menggunakan jasa manusia (pos).
Ada beberapa layanan yang menyediakan pembuatan email diantaranya adalah Yahoo mail, AOL, Yandex, zoho, ICloud, Microsoft Outlook dan yang paling populer dan sering digunakan adalah Gmail besutan raksasa teknologi asal Amerika – Google.
Berikut ini beberapa poin fungsi dan manfaat email.
1. Sebagai Identitas Diri secara Personal
Di era layanan digital yang begitu menjamur seperti sekarang, email sering digunakan sebagai cara untuk mengonfirmasi identitas.
Layanan seperti jasa keuangan digital, pembelian buku daring, sampai aktivasi telepon genggam sering kali menggunakan sarana email untuk memverifikasi identitas penggunanya.
2. Alat untuk Mendaftarkan Diri di Berbagai Situs dan Media Sosial
Media sosial, gim daring, serta layanan digital lainnya sering kali meminta alamat email dalam proses pendaftaran pengguna barunya. Tentunya Anda memiliki akun media sosial seperti Facebook, Twitter, atau Instagram, bukan?
Hampir semua pendaftaran akun media sosial seperti ini membutuhkan alamat email. Setelah melakukan pendaftaran, biasanya Anda akan menerima email yang dikirim dari pihak media sosial tersebut untuk mengonfirmasi kebenaran alamat email yang didaftarkan.
3. Email sebagai Media Promosi
Para pebisnis yang memiliki toko daring sering menggunakan alamat email pelanggannya sebagai sarana mempromosikan bisnisnya. Meski email adalah cara paling lawas untuk mempromosikan sebuah barang atau jasa, cara ini masih sering dipakai.
Biasanya, pebisnis mengumpulkan alamat email pelanggannya melalui layanan berlangganan newsletter yang ada di dalam halaman website-nya. Dengan menggunakan layanan email jenis marketing, kegiatan promosi akan semakin optimal.
Cara Kerja Email
Secara konsep, mengirim email sama saja dengan mengirim surat secara konvensional. Anda harus memiliki alamat yang dituju, perangkat seperti laptop atau telepon genggam, dan tentunya jaringan internet. Berikut cara beberapa langkah kerja email secara singkat.
1. Setelah Anda mengetikkan email dan mengirimkannya ke alamat yang dituju, server akan mengidentifikasi alamat yang dituju.
2. Setelah alamat penerima email ditemukan, server akan mengirimkan pesan kepada server email Pesan yang dikirim akan tersimpan di server email penerima sampai pengguna membukanya sendiri.
3. Setelah pengguna email menyadari dan membuka pesan baru tersebut, aplikasi email akan mengunduh pesan yang tersimpan di dalam server ke dalam komputer.
Setelah proses ini selesai, pengguna bisa membaca isi pesan yang sudah dikirim tersebut.
Macam-Macam Email
1. POP Mail
POP Mail alias Post Office Protocol adalah jenis email khusus yang hanya bisa dibuka dan dibaca dari Internet Service Provider yang digunakan. Ini adalah jenis layanan email yang paling sering dipakai perusahaan untuk berkomunikasi secara internal dengan karyawannya.
Kelebihan lainnya, layanan email jenis ini adalah dapat dibaca secara luring melalui telepon genggam maupun komputer.
2. Web Mail
Email jenis ini adalah yang paling umum digunakan masyarakat. Email ini, seperti layanan email pada Google dan Yahoo, hanya bisa diakses dengan membuka halaman website-nya.
Kelebihan layanan email jenis ini adalah Anda dapat mengirimkan pesan serta membaca email di mana pun.
3. Forward Mail
Email jenis ini merupakan layanan untuk pengguna email yang sering mengganti alamat email-nya. Dengan mendaftarkan diri pada layanan email ini, pengguna tetap mendapatkan pemberitahuan apabila terdapat pesan baru di alamat email lamanya.
Layanan email jenis ini bisa dikatakan berfungsi sebagai perantara antaralamat email. Karena sifatnya sebagai perantara, jangka waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan email lebih panjang dibandingkan layanan email biasa.
Kelebihan Layanan Email
1. Menawarkan Efisiensi Waktu
Waktu tunggu cara berkirim surat dengan cara lama membuat email begitu menggiurkan. Bagaimana tidak?
Jika dengan layanan konvensional, sebuah surat baru bisa sampai di tujuan dalam waktu satu minggu bahkan sebulan. Namun, dengan email, sebuah pesan bisa sampai hanya dengan hitungan menit dan detik, tergantung pada kualitas jaringan internet.
Penerima email juga bisa langsung menerima dan mengakses pesan yang dikirim, jika terhubung dengan internet. Semua proses berkirim pesan dengan cara digital seperti ini dapat dilakukan dalam waktu yang begitu singkat.
2. Menawarkan Efisiensi Biaya
JIka surat konvensional menagih jasa biaya antar dengan perangko, email sama sekali tidak membutuhkan biaya untuk jasa pengirimannya, selain biaya jaringan internet yang dibutuhkan.
Apalagi, email menawarkan sesuatu yang tidak bisa digantikan oleh layanan jasa pengiriman surat konvensional, yaitu jarak penerima tidak memengaruhi biaya kirim.
Tidak peduli sejauh apa pun alamat penerima, biaya yang dikeluarkan tetap sama, yaitu tidak ada. Sedangkan dengan cara konvensional, semakin jauh alamat penerima, biaya yang ditagih akan semakin besar.
3. Menawarkan Cara yang Praktis
Pengiriman surat lewat cara konvensional membutuhkan banyak hal yang merepotkan, mulai dari perangko, amplop, sampai harus mencari kotak pos yang tersedia. Hal ini tentunya kurang praktis jika dibandingkan dengan email.
Perusahaan di zaman sekarang juga sering merekrut karyawan barunya hanya dengan mensyaratkan pengiriman berkas melalui email.
4. Menawarkan Keamanan Data
Cara pengiriman surat secara konvensional yang membutuhkan surat secara fisik membuat keamanan dan kerahasiaan pesan menjadi rentan untuk dicuri. Sedangkan surat dalam bentuk digital sebaliknya.
Email memiliki kata kunci yang membuatnya lebih tangguh dalam menghadapi ancaman penyadapan. Dengan teknologi yang canggih, email dapat mengenkripsi pesan yang dikirim, sehingga hanya pengirim dan penerima yang dapat membaca pesan.
5. Menawarkan Kerapian Data
Email menawarkan sebuah layanan di mana pengguna dapat menyimpan pesan-pesan lawas yang sudah lama dikirim. Sehingga, Anda dengan mudahnya dapat memeriksa kembali pesan yang sudah lama dikirim.
Kekurangan Layanan Email
1. Sangat Tergantung pada Perangkat seperti Laptop, Komputer, atau Telepon Genggam
Meski terkesan remeh, perangkat elektronik seperti laptop, komputer, dan telepon genggam adalah sesuatu yang tidak bisa dimiliki semua orang. Jikalau sudah memilikinya sekalipun, ada kemungkinan perangkat tersebut mengalami gangguan.
Kalau sudah begitu, mau tak mau Anda tetap harus berangkat ke kantor pos untuk mengirimkan sebuah pesan dan dokumen.
2. Sangat Tergantung dengan Jaringan Internet
Tidak semua daerah memiliki koneksi dan jaringan internet yang baik. Untuk Anda yang tinggal di daerah pinggiran, pastilah pernah merasakan susah sinyal dan betapa susahnya untuk sekadar menelepon, apalagi untuk mengirim email.
Kegiatan saling berkirim email membutuhkan keadaan di mana baik si pengirim maupun penerima berada di daerah yang memiliki jaringan internet yang baik. Kegiatan berkirim email memang masih menjadi sebuah kemewahan.
3. Pengetahuan Tentang Email adalah Sesuatu yang Terbatas
Tidak semua orang paham dan mengerti cara menggunakan email. Aktivitas yang punya basis data di internet seperti ini lumayan susah untuk dimengerti oleh generasi tua dan masyarakat di daerah pinggiran yang belum tersentuh jaringan internet.
Mungkin karena hal tersebut, kantor pos masih tetap ada sampai sekarang dan perusahaan pun masih menyediakan cara berkirim lamaran pekerjaan dalam bentuk fisik.